Kedves Cégvezető!
Itt a nyár és a szabadságolások ideje! Bizonyára már Te is
nagyon szeretnél elmenni pihenni, de sajnos már évek óta
nem tudtál pár napnál hosszabb időre távol maradni a
cégedtől vagy pedig ha el is mentél, közben majd
szétvetett az ideg…
Tudtad, hogy mire visszaérsz a szabadságról legalább két
hét kell, hogy utolérd magad és helyrehozd az el nem
végzett munkákat vagy a hibákat.
Íme néhány javaslat, hogy hogyan menj el szabadságra
anélkül, hogy összeomlana a cég a hiányodtól.
Tudtad, hogy egy olyan személynek, amilyen Te is vagy,
aki képes pénzt keresni és felvirágoztatni egy céget,
szüksége van tárgyi és személyi segédletekre,
amik segítik a munkáját?
Mit is jelent ez pontosan?
Azt jelenti, hogy a létfontosságú eszközökön kívül – autó,
telefon, laptop – szükséged van egy megbízható
személyi asszisztensre. Ez a személy nemcsak egy
szimpla titkár vagy titkárnő, aki leveleket gépel.
Miért szükséges?
Tehermentesíti az ügyvezetőt, azaz téged és a távollétedben
felügyeli, hogy mindenki végezze a dolgát és
a hiányod ne okozzon pénzveszteséget a cégnek.
Mik a feladatai?
- Felügyeli a külső és belső kommunikációkat az ügyvezető
felé és ami tőle származik. Továbbítja az utasításait, intézi
az ügyeit és eléri, hogy a munkatársak megválaszolják
a fontos kérdéseket. - Eléri, hogy a kollégák elvégezzék a kiadott feladatokat
minden esetben, még az ügyvezető távollétében is. - A rutinszerű feladatokat önállóan ellátja. Megválaszolja
az egyszerű leveleket az ügyvezetővel egyeztetve. - Adminisztratív teendőket lát el. A dokumentumokat
lefűzi és rendszerezi a dossziékban. - A megbeszéléseken emlékeztetőket készít és feljegyzi
a határidőket, hogy időben figyelmeztetni tudja az
érintett személyeket. - Az ügyvezető asztalát tisztán és rendezetten tartja.
- Megállít minden személyt, aki az ügyvezetőhöz
igyekszik és megtudakolja, hogy miért keresi.
Amennyiben tudja, kezeli a helyzetet, elirányítja a
személyt a megfelelő felelőshöz, vagy szükség
esetén az ügyvezetőhöz engedi. - Feljegyzi, hogy kik azok a munkatársak, akik folyton
csak problémákkal állnak elő, ellenben nem teljesítik
a vezető feladatait. - Adatokat gyűjt be, ha az ügyvezető arra kéri.
- Folyamatosan ellenőrzi a feladatok teljesítését.
Ha van egy ilyen megbízható és képzett asszisztensed, akkor
neki át tudod adni a heti vagy két heti feladatokat, amiket
a távollétedben intéznie illetve ellenőriznie kellene.
Amennyiben jól végzi a munkáját, akkor Te egy
tehermentesített, stresszmentes, és hosszú életű ügyvezető
leszel. Ráadásul nyugodtan élvezheted a nyaralás örömeit is!
Baráti üdvözlettel:
Helle Nóra és Loksa Ágnes