Kedves Olvasó!
Tanácsadóként sokszor találkozunk cégvezetőkkel, akik alapvetően sikeresek és irigyeltek is a környezetükben, mégis legbelül az állandó napi stressz, és időhiány folyamatosan szívja el az energiájukat. Ezért egyre kevesebb életerejük marad az igazán fontos dolgokra, mint például: a család, a barátok és az elérendő jövőbeli célok.
Egy vezetőnek nagyon sok és különböző szituációt hozhat az élet; van úgy, hogy a munkatársak látszólag lázasan dolgoznak, ennek ellenére a cég eredményei mégis lefelé mennek. Ilyenkor a vezetőn áll, hogy megkeresse a problémák igazi okát és gondoskodjon az elhárításukról…
Vagy nézzük a másik végletet, amikor a dolgok valahogy mennek előre, van is fejlődés, de ez kis híján a vezető „életébe” kerül: későn ér haza, otthon emiatt neheztelnek rá, ő maga meg rosszul érzi magát, mert még akkor is, amikor otthon van, lélekben a cég problémáival foglalkozik…
Egy nagyon kedves ügyfelünk, cégvezető, akinek a cége viszonylag szervezetlenül egy időben nagyon felpörgött, rengeteget dolgozott, sokszor éjszakákba menőleg is, hogy lekezelje a megnövekedett forgalmat. Ezalatt az időszak alatt született egy kisgyermeke, akit a feszes és hosszú munkatempó miatt alig látott.
Amikor eljött az a pillanat, hogy a gyerek pár hónaposan sírva fakadt amikor meglátta (ugyanis megijedt tőle, mert nem ismerte az édesapját, hiszen az apukája többnyire az alvó gyereket látta csak korán reggel vagy éjszaka, amikor hazajött) akkor döntött, hogy cégvezetőként valami hatékonyat kell tennie a szervezésben; úgy érezte, nem élné túl, ha ez a reakció még egyszer megismétlődne….
De mi is ilyenkor a megfelelő tennivaló?
Ha egy szervezetlen helyre új embereket veszünk fel, akkor, hacsak a vezető nem egy szervezési zseni, sajnos az esetek magas százalékában a problémák nemhogy nem szűnnek meg, hanem egy jó ideig még több lesz belőlük…
Megfigyeltük, hogy a vezetők folyamatosan küzdenek a delegálás problémájával is. Nem tudják megfelelően átadni a feladatokat még a legmegbízhatóbb munkatársaknak sem, hogy az ne üssön vissza rájuk, és ne hibásan vagy hiányosan legyen elvégezve.
Vajon hogyan tudunk egy ilyen szituációból nyertesen kijönni?
Lehetséges ezeket a problémákat véglegesen orvosolni?
A válaszunk mindenképpen igen, de ennek érdekében egy fontos alapelvvel minden vezetőnek tisztában kell lennie:
Ahhoz, hogy végleges megoldást találjunk egy ilyen helyzetre, először is DIAGNOSZTIZÁLNUNK kell a szituációt! Fontos tudni hogy mi okozza ezt a zűrzavart a cégekben!
A diagnózis: a DEV-T
De mi az?
A DEV-T angol szavak rövidítése = Developped Traffic, vagyis túlfejlesztett forgalom, azaz nem szükséges, hanem felesleges cselekvés, munka, ami csökkenti a hatékonyságot.
Egy cégben 51 fajta DEV-T okozhat különféle problémákat, zűrzavart és zavarodottságot, így csökkentve a termelékenységet. A DEV-T megengedése, és nem megfelelő kezelése nagyon megnehezíti a delegálást is.
Ezt az 51 különféle szituációt hosszú évek során, sok-sok vezető klasszikus hibáiból állították össze.
Ha vezető vagy, mindenképpen érdemes ebben elmélyedni, mert sokat spórolhatsz mások tapasztalatából!
Az alábbiakban a DEV-T öt fajtájával fogunk megismerkedni.
Nézzünk meg egy munkafolyamatot DEV-T nélkül:
Az ügyvezető kiadja az értékesítési igazgatónak, hogy a legjobb értékesítője, Z hívja fel az egyik fontos partner, Y cég vezetőjét, és ajánlja neki a cég új termékét.
A értékesítési igazgató szó szerint átadja az utasítást Z-nek és ellenőrzi, hogy végrehajtja-e. Z megteszi és így a partner rendel egy mintát az új termékből. Z ezt jelenti az értékesítési igazgatónak. Az értékesítési igazgató jelenti az eredményt az ügyvezető igazgatónak.
És most nézzük ugyanezt, DEV-T-vel. Itt most ismertetünk néhány gyakori fajtáját ennek a céges betegségnek és megadjuk a megszüntetésükhöz szükséges megoldást:
1.Hamis jelentés: Amikor nem azt jelentik, ami a valóságnak megfelel, szándékosan vagy gondatlanságból.
A fent említett első esetben ez így nézne ki: Odáig minden rendben van, hogy Z értékesítő megkapja a feladatot és el is végzi azt.
A partner rendel egy mintát az új termékből. Ezt az értékesítési igazgató úgy jelenti az ügyvezetőnek, hogy a partner már rendelt is több darabot az új termékből. Az ügyvezető számít az ennek megfelelő pénzre, de valójában csak egy mintadarab rendelése történt. Az ügyvezető „Hamis jelentés”-t kapott, mely alapján téves következtetéseket fog levonni és helytelen utasításokat fog kiadni. Ezzel jelentős zaklatottság és többlet munka keletkezhet.
2.Nemteljesítések: Amikor nem végzik el a megadott feladatot, utasítást.
Az előbbi példa esetében ez így nézne ki: Az ügyvezető kiadja az utasítást, még az értékesítési igazgató is továbbadja Z értékesítőnek.
Viszont Z értékesítőnek ma már nincs kedve telefonálni és beszélni a partnerrel, helyette inkább egy randit beszél meg a titkárnővel. A vezetők várják az eredményt, de hiába, mivel a partnerrel senki nem beszélt.
A vezetők abban a hiszemben vannak, hogy Y cég vezetője minden információt megkapott az új termékkel kapcsolatban és hamarosan rendelni fog. Ezért téves következtetéseket fognak levonni és hibás utasításokat adnak majd ki a következő nap, amik zaklatottsághoz és többlet munkához fognak ismételten vezetni.
3.Másként teljesítés: valamit hozzá tesznek az utasításhoz, vagy megváltoztatnak benne. Például egy személynek azt az utasítást adták, hogy öntözze meg a virágokat. Ő ezt megteszi és még át is helyezi őket máshová, ami nem volt a feladata.
Z értékesítős példánk esetében ez így nézne ki: Z értékesítő felhívja a kívánt partnert, Y cég vezetőjét és ajánlja neki az új terméket, ezenkívül még rátukmál néhány régi lejárt terméket, amik már évek óta porosodnak a raktárban. Ezzel rontja a cég jó hírnevét és leveszi a hangsúlyt az új termék népszerűsítéséről.
4.Nemjelentések: elvégzik a feladatot, utasítást, de nem jelentik, hogy kész van. Ez rengeteg plussz energiát és időt tesz a dolgokba, ezenkívül figyelmet visz el, mert folyton rá kell kérdezni, hogy mi is van az adott dologgal.
Z értékesítős példánk esetében: Z végrehajtja az utasítást, de nem jelenti le, sem az értékesítési igazgatónak, sem az ügyvezetetőnek. Majd elmegy a randira a titkárnővel és kikapcsolja a mobilját, hogy ne zavarják. Így nem éri el egyik vezető sem. Az ügyvezetőnek nagyon fontos lenne tudnia, hogy sikerült-e elérni Y cég vezetőjét, avagy sem.
Mivel nem éri el Z értékesítőt és az értékesítési igazgató sem tudja a választ, így kénytelen felhívni Y cég vezetőjét, hogy érdeklődjön nála, aki egy fontos színházi eseményen vesz részt a családjával és rossz néven veszi, hogy zavarják. Rengeteg zaklatottság és kellemetlenség kerül bele a munkába, holott egy egyszerű visszajelzéssel az egészet be lehetett volna fejezni.
Vezetőként mindig ügyeljünk arra, hogy a munkatársak pontosan végezzék el a feladataikat és mindig tegyenek róla jelentést a megfelelő felettesüknek!
5.Teljes munkatársi javaslat hiánya: ha a munkatársak a problémával a vezetőt terhelik, ahelyett, hogy megoldással állnának elő, az jelentősen túlterhelheti a vezetőt.
Bizonyára Ön is többször tapasztalta, hogy amikor személyesen meglátogat bizonyos munkatársakat, akkor ezek az emberek úgy zúdítják a problémákat az Ön nyakába, hogy ki sem látszik belőlük.
Azt veszi észre, hogy folyamatosan csak napi problémákat old meg, és amint megold egyet, kettő nő a helyére. Úgy jár, mint Héraklész a Hüdrával, amint levágta a szörny egy fejét, kettő nőtt a helyére. Hasonló a helyzet a problémákkal is, amint megold egyet, kettő lép a helyébe.
Jelen Z értékesítős példánk esetében például így nézne ki: miután megkapja Z értékesítő a feladatot az alábbi problémákat zúdítja az értékesítési igazgató nyakába:
„A telefonom mindig lemerül, ezért nem tudok hosszasan telefonálni. Ráadásul nagyon meleg van az irodában és nem lehet kinyitni az ablakokat. Nem találom a noteszem, amiben az összes fontos név és telefonszám benne van, köztük Y cég vezetőjének az elérhetősége.”
Z értékesítő nem végzi el az utasítást, ráadásul egy csomó megoldandó problémát zúdított az értékesítési igazgatón keresztül az ügyvezető nyakába, aki ezeket most probálja megoldani.
Mint vezető, ne kezdjük el megoldani a problémákat!
Ne csapkodjuk a Hüdra (Hidra) fejét, hanem fojtsuk el a problémát már a gyökerénél!
A helyes megoldás a következő: Az a munkatárs, akinek problémája van valamivel, csak úgy prezentálhatja azt, ha azonnal javaslatot is tesz a probléma megoldására.
Ezt úgy hívják: Teljes munkatársi javaslat. Ezt mindig írásban kell a munkatársnak elkészítenie és az alábbiakból áll:
- A megoldandó helyzet ismertetése,
- A megoldáshoz szükséges összes adat megadása,
- Javasolt megoldás
- Egy aláírási lehetőséget a vezető vagy a felelős részére, aki az aláírásával jóváhagyhatja vagy elutasíthatja a felkínált javaslatot.
Ha szigorúan megköveteljük, hogy a munkatársaink a problémák helyett Teljes munkatársi javaslattal álljanak elő, észre fogjuk venni, hogy egyre kevesebb lesz a probléma és egyre több lesz a megoldás…
Ha nem így teszünk, akkor a problémák tengerébe fogunk belesüllyedni, és azt fogjuk észrevenni, hogy hiába adunk megoldást a munkatársaknak, az csak újabb problémákat szül majd a szemükben. Továbbra is csak a Hüdra (Hidra) fejét csapkodjuk kétségbesetten, mint Héraklész a görög mitológiában, aki amint lecsapott egyet, kettő nőtt a helyére.
Viszont, ha ők maguk találják ki a megoldásokat, akkor azért felelősséget is kell vállalniuk és érdekes módon a saját ötleteiket az emberek mindig szívesebben is hajtják végre!
Ön, a teljes munkatársi javaslat bevezetésével látványosan csökkentheti a napi problémák számát. Ha még a többi pontot is sikerül kiküszöbölnie, akkor nagymértékben visszanyerheti a korábban elveszett energiáját, melyet arra fordíthat, amit igazán szeret.
És ez csak egy eszköz a számos más vezetői eszközön kívül, amely könnyen megtanulható és elsajátítható bárki számára, aki vezetőként nem alkuszik meg, hanem eltökélt, hogy szervezettebbé és hatékonyabbá tegye a cége működését. Azaz azoknak a vezetőknek ajánljuk, akik szeretnének véglegesen delegálni egyes feladatokat a munkatársak felé, hogy azokkal többé már ne nekik kelljen foglalkozniuk.
Tanuld meg a cégvezetés alapvető eszközeit, gyere el a következő „Alapvető vezetői eszközök” előadásunkra!
 |
Több információ itt:https://vezetoisiker.eu/vezetoi-eszkozok-eloadas-jelentkezes/ |
 |
Egy termelékeny esztendőt kívánva:
Helle Nóra és Eric Helle
|
|
© 2015 Executive Success Kft. Minden jog fenntartva! Hálás köszönet illeti az L.Ron Hubbard Library-t, amiért engedélyezte, hogy részleteket közöljünk L.Ron Hubbard szerzői jogvédelem alatt álló műveiből. Eng.sz.: # 150225416/P