Kedves Cégvezető!
Tudtad, hogy a legtöbb cégben, több, mint 50%-ban olyan tevékenységek vannak jelen, amik feleslegesen viszik a pénzt, az energiát és a vezető, illetve a munkatársak idejét?
Mik lehetnek ezek a tevékenységek?
- nem valós jelentések, információk
- nem teljesítések
- másként teljesítések
- nem jelentések
- kereszt-utasítások
- meg nem értett utasítások
- a munkatárs nem a saját feladatait végzi
És még csak sorolhatnánk.
Mit tudsz tenni, hogy ez ne forduljon elő?
1.) Először is a személyzet kiválasztásánál létfontosságú, hogy a jelöltnek ne csak a képzettségét nézd, hanem azt, hogy mennyire hajlandó dolgozni, mennyire hajlandó képződni!
Egy jó szakemberrel, aki nem hajlandó dolgozni semmire sem mész, míg egy kevésbé képzett, de nagyon bizonyítani akaró munkatárs rövid idő alatt kiemelkedő eredményeket tud hozni.
2.) A következő lépés a képzés, illetve a betanítás. A legjobb, ha erre van egy megfelelő embered, aki ezt a feladatot végzi a cégben és nem a te idődet, vagy mások idejét kell, hogy rabolja. Nevezzük ezt a személyt Szervezetműködtetési vezetőnek. Kulcstényező a cégedben.
Ennek a személynek az a feladata, hogy elkészítse minden munkatárs nagyon részletes munkaköri leírását, beleértve az ahhoz a feladathoz kapcsolódó igazgatói utasításokat,
illetve irányelveket is.
- Először célszerű a cég fő posztjaira megírni úgymint:
vezetők, és akik a termelésben, gyártásban, szolgáltatásban részt vesznek. A következő lépésben azok következnek, ahol több személy is ugyanazt a
feladatot végzi: pld. értékesítők. Legvégül pedig elkészül a többi munkakörre is.
- Ezenkívül kell készítenie egy Általános Munkaköri leírást, ami részletesen tartalmazza azokat az információkat, amiket egy személynek tudnia kell, ahhoz, hogy a cégben megfelelően végezhesse a munkáját.
(Például: Mi a cég neve, címe? Mivel foglalkozik? Mi a cég célja? Kik a partnerei? Mikor kezdődik a munka? Mikor van vége? Hány perc az ebédidő? Kinek kell lejelentenie, ha beteg lett? Kinek kell jelenteni a szabadságigényeket? Hol lehet dohányozni? Mi az elvárt öltözködés? Mik az elvárások a munkatársaktól? Mi az, amit a cég tud nyújtani a munkatársaknak? Stb.)
3.) Ha ezek megvannak, akkor a Szervezetműködtetési vezetőnek végig kell vinnie a munkatársakat a hozzájuk tartozó munkaköri leírásokon és le kell ellenőriznie, hogy mindent megértettek-e, egyetértenek-e vele, és van-e bátorságuk megcsinálni.
4.) Az ezután felmerülő hibákat, nem teljesítéseket a Szervezetműködtetési vezetőnek ki kell vizsgálnia, és fel kell tárnia az okokat. Ha lustaság az ok, akkor fegyelmezéssel ráhat a munkatársra, hogy többet ne forduljon ez elő. Ha nem értett meg valamit a munkatárs, akkor újból átveszi vele a munkaköri leírásokat és levizsgáztatja belőlük.
Az eredmény: Jól betanított munkatársak, akik képesek megállni a helyüket bármilyen feladattal, nehézséggel szemben.
A feladataikat hiba nélkül végzik el. Nem kell folyamatosan korrigálni, szervizelni őket.
A cég hatékonysága növekedni fog, ami árbevétel növekedéshez vezet.
Idő és pénz szabadul fel.
Baráti üdvözlettel:
Loksa Ágnes és Helle Nóra